Er wordt onnoemelijk veel energie en geld besteed aan programma’s en projecten die uiteindelijk niet veel meer opleveren dan stress en teleurstelling.
- Projecten die veel meer geld kosten dan geraamd.
- Projecten die veel meer tijd en energie vragen dan verwacht
werd. - Aangekochte applicaties, apparaten, voorzieningen of opleidingen waar niets of
vrijwel niets mee gedaan wordt. - En zo ken je vast nog wel meer voorbeelden.
Uit wetenschappelijk onderzoek blijkt dat meer dan 80% van de ingezette verandertrajecten niet het verwachte resultaat opleveren of worden stopgezet voordat er überhaupt een resultaat is geboekt.
Kan dat beter? Hoe dan?
Projecten en programma’s worden ingezet om verbeteringen te realiseren. Ongeacht de werkwijze of methode die hierbij gekozen wordt blijft het proces identiek.
Goed projectmanagement vraagt primair om goed procesmanagement
Het proces dat loopt van inspiratie tot en met realisatie en uiteindelijk weer vervalt is overal in de natuur terug te vinden, met dat verschil dat de natuur geen management nodig heeft.
De natuur werkt uiterst efficiënt in de zin dat met zo min mogelijk energie resultaten worden bereikt.
In contrast: wij mensen willen er nog wel eens een potje van maken. Het betoog is daarmee dat wanneer
we de natuurwetten volgen dat we met de minst mogelijke energie die resultaten bereiken
die we graag wilde bereiken.
Het enneagram als procesmodel
In de toepassing als procesmodel geeft het enneagram een glashelder inzicht in de verschillende procesfasen en het verband tussen die verschillende fasen.
In 2003 ontwikkelde ik de metafoor van appeltaart om de werking van het procesmodel duidelijk te maken. Of je nu wel of niet zelf ooit een appeltaart gebakken hebt, je kunt je wel voorstellen wat er voor nodig is. En waar het mis kan gaan… Zoals:
- Geen rekening gehouden met een notenallergie bij degene waarvoor de taart gebakken is.
- Geen rekening gehouden met de prijs en leverbaarheid van de ingrediënten.
- De consequenties zoals benodigde baktijd en ingrediënten niet communiceren met de opdrachtgever.
- Geen helder beeld vooraf van het gewenste resultaat en effect.
- Onduidelijke of onbenoemde belangen en verlangens.
- Bewust of onbewust afwijken van de voorgeschreven receptuur.
- Vergeten om waardering op te halen, waaronder de evaluatie en bijstelling van de receptuur.
- Dingen maken waar niemand op zit te wachten.
- Met de verkeerde boodschappen thuis komen
- Enzovoort
De metaforische appeltaart, en daarmee ieder proces, kent een negental (chrono-)logisch opeenvolgende fasen van rust (harmonie) naar rust (herstelde harmonie). De kunst is dan om in iedere fase precies genoeg te doen, te lang blijven hangen in een fase kost tijd en dingen overslaan betekent dat je in een latere fase daarmee geconfronteerd wordt. De meest bekende en vaakst voorkomende is onvoldoende betrokkenheid en belang bij het succes van de stakeholders. Oftewel appeltaart gaan bakken zonder dat je weet of er een notenallergie is terwijl er wel amandelen in je recept staan. Voor wie doe ik het zal altijd prominent in beeld moeten zijn. En neen, je doet het niet voor je opdrachtgever.
De negen fasen:
9 rust – harmonie, als alles goed genoeg gaat
1 verlangen – de why!
2 onderzoek – receptuur
3 impuls van buitenaf – dat wat van anderen nodig is, boodschappen
4 kneden – de competenties die nodig zijn
5 transformatie – dat ze je ongestoord kunnen laten werken
6 feedback – test
7 opleuken – product gereed
8 genieten – toepassing, waardering en evaluatie
9 rust – alsof er nooit een project geweest is, nazorg
Je kunt geen fasen overslaan, wel kun je in iedere fase iets te veel of te weinig doen waar je pas in een volgende fase achter komt. En dus stappen terug moet doen. De mentale fase (punten 1 en 2) blijken hierbij cruciaal te zijn. Als je in deze fasen iets overslaat, krijg je daar in de volgende fasen ernstig last van. Deze mentale fase kun je ook vergelijken met de rol van de architect: hoe beter de bouwtekening klopt, en dus in overeenstemming is met wat de toekomstige bewoner graag wil, des te efficiënter kan de aannemer het huis bouwen. En des te blijer is de bewoner.
Meer weten? Van gedachten wisselen over hoe dit procesmodel voor jou projecten van waarde zou kunnen zijn?